MAINTENANCE IT EQUIPMENT

PENDAHULUAN

Dalam era digital saat ini, dibutuhkan Maintenance IT untuk keberlangsungan operasional perusahaan sangat bergantung pada performa perangkat IT yang handal. Perangkat-perangkat seperti Server, Jaringan, CCTV, PC, PABX, KiosK, POS, dan lain-lain merupakan tulang punggung sistem informasi yang mendukung proses bisnis. Oleh karena itu, dibutuhkan upaya perawatan berkala untuk menjaga performa, mencegah kerusakan, dan memperpanjang umur perangkat tersebut.

TUJUAN

Tujuan dari perawatan perangkat IT ini adalah:

• Menjaga agar perangkat IT berfungsi optimal.
• Mendeteksi dan mencegah potensi kerusakan sejak dini.
• Meminimalkan downtime yang dapat mengganggu operasional perusahaan.
• Menjamin keamanan sistem dari gangguan internal maupun eksternal.
• Menyediakan dokumentasi status perangkat secara berkala.
• Menyediakan laporan kondisi jumlah asset perangkat di setiap cabang secara berkala

RISIKO JIKA TIDAK DILAKUKAN MAINTENANCE IT

Tanpa adanya perawatan rutin terhadap perangkat IT, perusahaan akan menghadapi berbagai risiko yang dapat berdampak serius terhadap operasional, keuangan, maupun reputasi. Beberapa risiko utama tersebut adalah:

1. Downtime Operasional
   Gangguan layanan akibat perangkat yang rusak atau tidak optimal.
   Server mati menyebabkan akses data dan aplikasi terhenti.POS tidak aktif mengganggu proses transaksi pelanggan.
2. Penurunan Kinerja Sistem
   Komputer lambat karena file sampah, virus, atau software tidak diperbarui.
   Jaringan melambat akibat konfigurasi tidak optimal atau perangkat usang.
   CCTV tidak merekam karena hard disk penuh atau kamera mati.
3. Kerusakan Perangkat yang Lebih Parah
   Komponen rusak karena debu, panas berlebih, atau getaran yang tidak dikontrol.
   Kerusakan kecil yang tidak segera ditangani bisa menjadi besar dan mahal.
   Tidak ada backup → risiko kehilangan data permanen
4. Keamanan Sistem Rentan
   Tanpa update keamanan, sistem mudah disusupi malware atau ransomware.
   Firewall dan antivirus yang tidak diperbarui membuka celah bagi serangan.
   Data pelanggan atau internal perusahaan bisa bocor (data breach).
5. Biaya Perbaikan Lebih Tinggi
   Biaya perbaikan mendadak (emergency) lebih mahal dari perawatan rutin.
   Kemungkinan harus mengganti perangkat yang rusak total karena tidak terawat.
6. Gangguan pada Layanan Pelanggan
   Sistem POS atau KiosK rusak → pelanggan tidak bisa melakukan transaksi.
   Call center/PABX terganggu → komunikasi dengan klien terputus.
   Menurunkan tingkat kepuasan dan kepercayaan pelanggan.
7. Tidak Sesuai dengan Standar Audit / Kepatuhan
   Beberapa industri mewajibkan adanya log dan perawatan berkala (ISO, PCI-DSS, dsb).
   Tanpa dokumentasi, perusahaan bisa gagal audit atau terkena sanksi.

RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Perawatan ini mencakup perangkat-perangkat berikut:

1. Server
   • Pemeriksaan sistem operasi dan service.
   • Backup data dan konfigurasi.
   • Pembersihan fisik dan pengecekan suhu.
   • Update firmware dan patch keamanan.
2. Jaringan
   • Pemeriksaan switch, router, firewall.
   • Monitoring bandwidth dan trafik jaringan.
   • Deteksi perangkat asing/tidak dikenal.
   • Pengujian kabel dan koneksi.
3. CCTV
   • Pembersihan lensa kamera.
   • Pemeriksaan koneksi jaringan dan daya.
   • Pengujian recording dan playback.
   • Update firmware NVR/DVR.
4. PC dan Laptop
   • Pembersihan perangkat keras (hardware).
   • Pemeriksaan perangkat lunak (software) antivirus dan sistem operasi.
   • Optimalisasi startup dan kinerja.
   • Update software dan sistem keamanan.
5. PABX (Private Automatic Branch Exchange)
   • Pemeriksaan koneksi internal dan eksternal.
   • Pengujian suara dan kelancaran panggilan.
   • Backup konfigurasi sistem PABX.
6. KiosK & POS (Point of Sale)
   • Pemeriksaan fungsi touchscreen dan printer.
   • Kalibrasi perangkat.
   • Update aplikasi dan sistem.
   • Uji coba transaksi dan respons sistem.
7. LCD & Digital Signage
   • Pemeriksaan Brighness dan Kontras
   • Kalibrasi perangkat.
   • Pengecekan player digital signage
   • Pengecekan koneksi digital signage
8. Video Wall
   • Pemeriksaan Brighness dan Kontras
   • Kalibrasi perangkat.
   • Pembersihan dari debu
   • Pengecekan koneksi perangkat Video Wall Controller
9. Perangkat Pendukung Lainnya
   • UPS: Pemeriksaan baterai dan log status.
   • Scanner, Printer: Uji fungsi dan pembersihan.

 Jenis Kerusakan yang Ditangani

Perbaikan mencakup:

• Perangkat keras (hardware):
  Server, PC, laptop, switch, router, CCTV, PABX, printer, UPS, POS, KiosK, dll.
• Perangkat lunak (software):
  Sistem operasi error, aplikasi crash, virus/malware, jaringan lambat, kesalahan konfigurasi.

Jaringan dan komunikasi:
Gangguan koneksi LAN/WiFi, internet putus, VPN tidak berfungsi, PABX tidak tersambung

METODOLOGI PERAWATAN

• Preventif: Dilaksanakan secara rutin (bulanan/kuartalan).
• Korektif: Dilakukan saat ditemukan kerusakan.
• Monitoring: Pemantauan berkala menggunakan software.

JADWAL PERAWATAN

PROSEDUR PENANGANAN KERUSAKAN

Berikut adalah langkah-langkah standar dalam menangani kerusakan perangkat IT:

A. Pelaporan Kerusakan

Pengguna melaporkan kerusakan melalui:

• Helpdesk / IT Support Ticketing System.
• Email resmi tim IT.
• Hotline internal.

Laporan harus mencakup:

• Jenis perangkat dan lokasi.
• Waktu kejadian.

• Gejala kerusakan.

• Tangkapan layar/log (jika memungkinkan).

B. Diagnosa Awal

IT Support melakukan identifikasi awal:

• Cek fisik perangkat.
• Tes koneksi atau fungsi dasar.
• Cek log error / notifikasi sistem.

C. Penanganan

• Jika ringan: ditangani langsung oleh IT Support.
• Jika menengah: dibantu oleh teknisi spesialis (jaringan/server/CCTV/dll).
• Jika berat: dilakukan eskalasi ke vendor, service center, atau dilakukan penggantian perangkat (bila diperlukan).

D. Dokumentasi

Setiap proses perbaikan dicatat:

• Tanggal laporan & penyelesaian.
• Tindakan yang dilakukan.
• Hasil akhir (berhasil/gagal).
• Saran tindak lanjut (upgrade, perawatan lebih rutin, dll).

E. Tindak Lanjut

• Jika kerusakan berulang, dilakukan audit dan review sistem.
• Jadwal perawatan dapat disesuaikan untuk mencegah kejadian serupa.

WAKTU RESPON DAN PENANGANAN

SDM DAN PERLENGKAPAN

• Tim IT Internal/Outsourcing yang terdiri dari:
  1. IT Support Engineer
  2. Network Administrator
  3. System Administrator
• Peralatan:
  1. Toolkit teknisi
  2. Software monitoring & diagnostic
  3. Dokumentasi checklist

DOKUMENTASI DAN PELAPORAN

Setiap sesi perawatan akan menghasilkan:

• Checklist hasil pemeriksaan
• Laporan kondisi perangkat
• Rekomendasi tindakan lanjutan (jika ada)

DOWNLOAD PROPOSAL MAINTENANCE IT EQUIPMENT